“Communication is the lifeline of any project. Without it, the project is dead.” – Rick A. Morris
Într-un interviu recent în care am discutat despre managementul de proiect mi-a fost adresată o întrebare în același timp firească, simplă cât și foarte interesantă – “Care este cea mai importantă abilitate pe care trebuie să o aibă un Project Manager”. Răspunsul meu, fără ezitare, a fost – “Abilitățile de comunicare”. Aici includ și abilitățile de influențare, negociere, creare de network (rețele umane), empatie și focus pe nevoile celorlalți, gestionarea conflictelor, abordarea conversațiilor dificile etc.
Părerea este unanim acceptată și împărtășită de specialiștii din domeniu, iar explicațiile sunt naturale, logice, ușor de înțeles și chiar susținute de studii.
Se estimează că aproximativ 90% din timpul alocat unui proiect este dedicat comunicării de către managerul de proiect. OK, poate părea surprinzător… Așadar apare imediat în minte întrebarea – În ce constă această comunicare ce ocupă atât de mult timp?
În calitate de manager de proiect trebuie să transmiți eficient viziunea proiectului, obiectivele, ideile și situațiile problematice, instrucțiuni și informații foarte clare. De asemenea, îți trebuie abilități de comunicare pentru a iniția un proiect și a aduce resursele necesare, a elabora prezentări captivante și cu impact, a redacta rapoarte concise sau foarte detaliate (în funcție de audiența căreia i te adresezi), a scrie documentație ușor de parcurs ce va fi utilizată în timpul și după finalizarea proiectului etc.
Când ești în rolul managerului de proiect, inevitabil comunici cu o mulțime de oameni diferiți: membrii echipei, colegi din alte departamente, managementul organizatiei, clienții interni sau externi, furnizori etc. Majoritatea proiectelor au o lungă listă de părți interesate pe care trebuie să le menții aliniate, informate “la zi” și, ideal, foarte mulțumite 😊.
Comunicarea poate fi considerată o piatră de temelie pe care se construiește colaborarea, coordonarea și coeziunea în cadrul unei echipe de proiect. Iar când spunem comunicare ne referim nu doar la comunicarea verbală, ci includem comunicarea în toată complexitatea ei. În lista de mai jos am menționat cele mai întâlnite tipuri de comunicare pe care le putem lua în considerare atunci când derulăm un proiect:
- Comunicarea scrisă și cea vizuală. Includ aici project charter-ul, planurile de proiect, matricele de responsabilități, rapoartele, e-mailurile, notele ședințelor, analizele făcute înaintea, în cursul și la finalizarea proiectului etc. Apoi, vizual, se folosesc graficele, diagramele, schemele, materialele video pentru transmiterea informațiilor complexe.
- Comunicarea formală și informală. Comunicarea formală poate include rapoarte oficiale, actualizări de status, documente de acceptanță, diverse formulare necesare procedurilor organizației etc. Comunicarea informală apare spontan între membrii echipei în timpul pauzelor, în medii sociale sau prin discuții informale și are impact ridicat în crearea coeziunii echipei.
- Comunicarea verticală și orizontală. Comunicarea verticală circulă în sus și în josul ierarhiei organizaționale. Comunicarea orizontală are loc între membrii echipei la același nivel ierarhic.
- Comunicarea internă și externă. Comunicarea internă se referă la schimbul de informații între membrii echipei de proiect și managerul de proiect. În plus față de gestionarea comunicării interne, managerii de proiect trebuie să interacționeze și cu părțile interesate externe, cum ar fi clienții, furnizorii și autoritățile de reglementare.
- Comunicarea verbală și non-verbală/paraverbală. Pe scurt, ce vorbim, ce cuvinte folosim și când și CUM folosim acele cuvinte prin expresii faciale și inflexiuni ale vocii.
- Comunicarea în caz de criză. Proiectele pot întâmpina provocări sau crize, iar un manager de proiect are nevoie să înțeleagă și să stăpânească comunicarea în situații de criză pentru a putea raporta prompt și transparent problemele, a identifica potențiale soluții și a analiza impactul asupra proiectului.
- Comunicarea digitală și utilizarea tehnologiei. În epoca digitală de astăzi, managerii de proiect se bazează adesea pe instrumente și platforme digitale pentru comunicare. Acestea includ e-mailul, software de management de proiect, aplicațiile de mesagerie instantanee, instrumentele de videoconferință.
- Feedback și ascultare. Comunicarea nu se referă doar la transmiterea mesajelor; se referă și la ascultarea activă a feedback-ului. Cum primește și oferă feedback un manager de proiect influențează esențial viața unui proiect.
Avem acum o imagine de ansamblu cu principalele tipuri de comunicare specifice managementului de proiect. Bun, și la ce ne sunt de folos? Care sunt concret acele situații în care o comunicare eficientă devine punctul forte pentru a asigura succesul unui proiect și a rezolva anumite probleme? Iată câteva de care îmi amintesc din experiența mea de până acum:
Alinierea cu așteptările părților interesate. Managerii de proiect nu lucrează în izolare; ei lucrează în medii diverse și dinamice în care părțile interesate au diferite niveluri de competențe specifice. Comunicarea eficientă permite managerilor de proiect să acopere decalajul dintre complexitățile tehnice (uneori legislative) și înțelegerea părților interesate. Un plan de proiect bine comunicat poate alinia așteptările tuturor, reducând riscul de interpretare greșită sau insatisfacție.
Soluționarea conflictelor și controlarea dinamicii echipei. Proiectele implică adesea echipe interdepartamentale cu diferite experiențe și obiective proprii. Abilitățile de comunicare sunt esențiale în gestionarea conflictelor care pot apărea din cauza diferențelor de opinie, de abordare sau nealiniere cu obiectivele proiectului. Managerii de proiect cu abilități foarte bune de comunicare pot promova o atmosferă armonioasă între membrii echipei, ceea ce va duce la o eficiență sporită și un mediu de lucru plăcut.
“Managementul greșelii”. Aceasta este o componentă esențială a procesului de urmărire și coordonare a proiectelor. Fiecare proiect aduce cu sine potențiale erori și riscuri, iar identificarea, evaluarea și gestionarea corectă a greșelilor sunt critice pentru evitarea consecințelor negative asupra proiectului. Comunicarea adecvată în cadrul echipei permite recunoașterea erorilor într-un mod deschis și constructiv, oferind oportunitatea de a găsi soluții și de a învăța din experiențe trecute.
Adaptarea la schimbări. Comunicarea eficientă facilitează adaptarea la schimbări, deoarece oferă un cadru pentru identificarea problemelor în timp util și pentru elaborarea soluțiilor corespunzătoare. Astfel, echipa de proiect poate răspunde prompt și eficient la schimbările legate de planificare, resurse sau la obstacolele neprevăzute, menținându-se pe drumul către atingerea obiectivelor proiectului.
Identificarea și reducerea riscurilor. Multe riscuri ale proiectelor pot fi cauzate și de o comunicare deficitară – fie în culegerea cerințelor, înțelegerea contextului, definirea obiectivelor sau stabilirea așteptărilor. Un manager de proiect priceput în comunicare poate identifica și aborda în mod proactiv aceste riscuri potențiale
Coordonarea ședințelor de proiect. Această abilitate esențială asigură că toți membrii echipei de proiect, indiferent de locație sau departament, sunt aliniați în ceea ce privește obiectivele, responsabilitățile fiecăruia și evoluția proiectului. Coordonarea ședințelor de proiect eficiente permite participanților să-și aducă contribuțiile și să-și exprime preocupările într-un mediu structurat.
Luarea deciziilor eficiente. Comunicarea este parte integrantă a procesului de luare a deciziilor. Managerii de proiect trebuie să strângă informații, să consulte membrii echipei și părțile interesate și să comunice deciziile în mod clar și prompt. O comunicare slabă poate duce la întârzieri în luarea deciziilor, împiedicând progresul proiectului.
Negocierea resurselor proiectului. Comunicarea reprezintă o componentă vitală în gestionarea proiectelor și în negocierea resurselor acestora, indiferent dacă este vorba despre resurse financiare, de timp sau resurse umane. Un proiect de succes necesită o colaborare eficientă între membrii echipei, stakeholderi, sponsori și alți factori implicați. Comunicarea adecvată în proiect management și în procesul de negociere asigură că toate părțile implicate înțeleg clar obiectivele, rolurile, responsabilitățile, așteptările și importanța asigurării resurselor necesare proiectului.
Lucrul cu echipe distribuite global sau remote. Într-o lume tot mai globalizată, echipele de proiect sunt adesea distribuite în zone diferite de fus orar și culturi. Comunicarea eficientă devine și mai critică în astfel de scenarii, deoarece ajută la depășirea barierelor culturale și menține membrii echipelor la distanță conectați și informați.
Nu în ultimul rând, satisfacția clientului și construirea reputației unei echipe de proiect. Succesul unui proiect se măsoară și prin gradul de satisfacție al clientului, iar capacitatea de a comunica eficient cu clienții (interni și externi) este de primă importanță. Clienții pot să nu aibă aceeași competență tehnică ca echipa de proiect, iar adesea ei pun accent pe comunicarea clară și reactivitate înaintea jargonului tehnic. Un manager de proiect cu bune abilități de comunicare este mai bine pregătit să gestioneze așteptările clienților, să furnizeze update-uri regulate și să se asigure că clientul se simte ascultat și valorificat. Altfel spus, un manager de proiect care poate ”traduce” detaliile tehnice într-un limbaj înțeles poate construi relații mai solide cu toți clienții săi. Acest lucru poate contribui și la o reputație pozitivă a echipei de proiect și aprecierea acesteia în cadrul organizației.
Vă sună cunoscut?
Într-o lume dinamică în care proiectele devin tot mai complexe și diverse, importanța abilităților de comunicare pentru managerii de proiect nu poate fi supraestimată. Comunicarea eficientă nu este doar despre transmiterea și interpretarea informațiilor ci este și despre inspirarea colaborării, rezolvarea conflictelor, despre înțelegere, empatie și adaptabilitate.
Tradițional, atat la noi în România cât și în afara țării, programele de training în managementul proiectelor pun accent puternic pe cunoștințele tehnice și utilizarea instrumentelor specifice. Cu toate acestea, evoluția a tot ceea ce înseamnă metodologii în managementul de proiect și recunoașterea din ce în ce mai mare a importanței abilităților de comunicare sugerează necesitatea unei reevaluări a priorităților în formarea profesională, chiar poate o schimbare de paradigmă. Abilitățile de comunicare nu mai sunt doar un “nice to have” pe lângă competența tehnică, ele sunt chiar baza care menține întregul proces de management de proiect stabil și predictibil.
Având în vedere toate cele de mai sus am ajuns la concluzia că un program de formare în management de proiect care răspunde cel mai bine nevoilor actuale de cunoștințe și abilități specifice acestui domeniu trebuie să echilibreze balanța între subiectele tehnice și dezvoltarea abilităților de comunicare, poate chiar cu mai mult accent pe cel din urmă.
La Crilia, construiesc împreună cu Crina Penteleychuk un astfel de training în care să îmbinăm în mod eficient partea umană cu partea tehnică a domeniului de project management. Abia așteptăm să vi-l prezentăm!
Chipintaci 😉
Articol scris de
Associate Senior Trainer
